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秘书协助领导安排时间10个方法

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发表于 2020-1-9 14:10:19 | 显示全部楼层 |阅读模式
秘书协助领导安排时间10个方法


发布时间:2020-01-08 浏览量:19 [打印]
一、分流法

我们常见,许多部门、单位召开的会议,都要求领导同志参加,以示重要。这种情况下,秘书人员要搞好“分流”,将要求领导参加的“会议流”分输到各分管领导,或通知职能部门派人参加。

二、挡驾法

对一些递条子、讲面子、通路子,不通过正常渠道,越级上访,不按程序办事的单位和个人,或不必要的迎来送往,秘书人员要坚持原则,予以挡驾。避免无谓的消耗领导的时间,也有利于端正作风。

三、暗示法

一是在领导主持会议、作报告或娱乐时,若时间过长,秘书人员通过看手表、在发言中谈时间,或在会议室设置钟表,以暗示领导掌握时间;二是针对一些人汇报情况、反映问题时,眉目不清、纠缠支离碎事,领导已有厌烦之意,可暗示这些人就此为止;三是对一些胡搅蛮缠、赖着不走,或领导不愉快的谈话,可采用传呼领导接电话、有人找等机智、得体的方式,使领导策略地摆脱困扰。

四、时间规划法

秘书要协助领导搞好时间规划,在规划的时间段内,没有特殊情况,不要打乱,以强化领导的时间观念。

五、预约法

汇报情况、协调工作、参加会议、会见接待等,秘书要协助领导进行预约,减少不速之客,使领导心中有数,工作有条不紊。

六、易地办公法

秘书一般要为领导设置两个办公地点。在领导需要集中时间、集中精力处理某一问题时,到“秘密”地点工作,不向其他人公开。有特殊情况时,秘书直接和领导联系。

七、代理法

领导主要关注非程序性决策。因此,在领导授权的情况下,对一些常规性、程序性、涉及面小的问题,秘书可直接处理,事后给领导做好汇报。不可事无巨细,全推到领导面前,使其顾此失彼。

八、利用外出时间法

领导外出开会、考察、学习,除集体活动外,自由支配时间较多,也少有干扰。秘书可将一些需要领导处理的具体问题材料,领导日常学习的书籍,不带密级但需领导看的文件等带上,供领导阅处。

九、参谋法

秘书长期跟随领导工作,耳濡目染,具有一定的参政能力。对自己熟悉的情况,有把握的问题,可提出比较成熟的处理意见,供领导决策。还可根据领导的意图,开展调查研究,收集有关资料,丰富、完善、优化领导的决策,以收事半功倍之效。

十、精简文件法

一是熟悉领导“必须知道”和“乐于知道”的信息类型,将文件有选择地送领导阅;二是对必须送领导阅的文件,找出“要言”等核心句,或作内容摘要,以便领导“重点突破”;三是分门别类,搞一些报刊剪贴,增强信息容量。

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